Som Kontorskoordinator hos Sonepar blir du navet i huset – du skapar ett välkomnande första intryck, hanterar besökare, växel och leveranser, och ser till att kontoret flyter på smidigt. Rollen är självständig men social – du har kontakt med hela huset och är involverad i allt från mötesservice till event, fika och vardagsfix. Du är en viktig del av kugghjulet som får allt att fungera bakom kulisserna. Sök idag - urval sker löpande!

Om tjänsten

Sonepar Sverige, tidigare känt som Elektroskandia är en ledande elteknikgrossist med stark lokal närvaro och global styrka. Som en del av världens största privatägda elgrossistkoncern erbjuder de innovativa lösningar, hållbara produkter och en trygg arbetsplats med framtidsfokus. De söker nu en kontorskoordinator till sitt kontor i Rotebro, där du kommer att arbeta nära Site Manager och fastighetsskötare. Tillsammans ansvarar ni för att skapa ett välkomnande och professionellt intryck för både externa och interna besökare.

Du kommer att arbeta självständigt i receptionen och hantera växeln, posthantering och besökare, samt säkerställa att gemensamma utrymmen och konferensrum är i ordning. Du koordinerar interna och externa möten, hanterar cateringtjänster, ta emot beställningar och är en hjälpande hand vid evenemang. Rollen innebär också att vara en förlängning av Site Manager och bidra till en effektiv drift av organisationens lokaler och arbetsmiljö.

Sonepar erbjuder:

• En modern och trivsam arbetsmiljö: Kontoret i Rotebro är en central knutpunkt för Sonepar Sverige, där du får arbeta i nyrenoverade, moderna och öppna lokaler med en stark känsla av gemenskap och samarbete.
• Stabilitet och framtidstro: Med över 100 års historia i Sverige (tidigare Elektroskandia) och som en del av världens största privatägda elgrossistkoncern, erbjuder Sonepar en trygg och långsiktig arbetsplats.
• En engagerad och inkluderande kultur: Medarbetarundersökningar visar på hög trivsel och stort engagemang. Här uppmuntras du att ta initiativ, bidra med idéer och utvecklas tillsammans med företaget.

Arbetsuppgifter

Övriga arbetsuppgifter kan innefatta:

• Ansvara för att grundinformation i växeln är uppdaterad och vidarekoppla samtal till rätt person, alternativt lämna meddelande.
• Hantera passerkort, passersystem och ID06 samt fotografering av anställda.
• Inköp av förnödenheter, posthantering och övervakning av kontorsfaciliteter.
• Fungera som kontaktperson för externa leverantörer (t.ex. städning, tekniska tjänster).
• Föreslå och implementera förbättringar av kontorsmiljön.
• Sköta musikanläggning, Doorbird och belysning för entréplan.
• Hantera resebokningar vid behov för externa parter.
• Ansvara för brandsäkerhet genom kontakt med utrymningsledare för att säkerställa att lokalerna är tomma vid brand.

Vi söker dig som

• Har en genomförd gymnasieutbildning, gärna kompletterad med relevant eftergymnasial utbildning, t.ex. inom administration eller ekonomi.
• Har tidigare erfarenhet av evenemangs- och konferenskoordinering, med förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt.
• Är noggrann och strukturerad med starka organisatoriska och tidshanteringsförmågor.
• Har goda kunskaper i Office-paketet samt i Outlook och Teams.
• Har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. (Bolagsspråket är engelska.)

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av växelsystem.
• B-körkort.

För att lyckas i rollen har du ett genuint servicefokus och trivs i en roll där du får vara både ansiktet utåt och den som får saker att hända bakom kulisserna. Du är nyfiken och prestigelös – du kavlar gärna upp ärmarna, hjälper till där det behövs och ser vad som behöver göras innan någon ber om det. Du är initiativtagande och lösningsorienterad – du ser möjligheter i förändring, tar tag i förbättringar och kommer gärna med idéer. Du är anpassningsbar och positiv – du trivs i en dynamisk miljö där ingen dag är den andra lik, och du möter nya situationer med ett öppet sinne.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Information

Läs mer om Sonepar HÄR.