Luleå tekniska universitet är i stark tillväxt med världsledande kompetens inom flera forskningsområden. Vi formar framtiden genom nydanande utbildningar och banbrytande forskningsresultat, och med utgångspunkt i den arktiska regionen skapar vi global samhällsnytta. Vår vetenskapliga som konstnärliga forskning och utbildning bedrivs i nära samarbete med internationella, nationella och regionala företag, offentliga aktörer och ledande universitet. Luleå tekniska universitet omsätter totalt 1,9 miljarder kronor per år. Vi är idag 1 815 anställda och har 19 155 studenter. De kommande åren investeras mångmiljardbelopp i Norrbotten och Västerbotten i stora projekt som syftar till ett mer hållbart samhälle nationellt så väl som globalt. Luleå tekniska universitet är involverat i flera av dessa högaktuella forskningsprojekt och den samhällsomvandling som följer. Vi har ett brett utbud av utbildningar för att matcha den kompetens som efterfrågas. Vi hoppas att du vill hjälpa oss att bygga framtidens hållbara företag och samhällen.

Vi söker ett ledningsstöd till Institutionen för teknikvetenskap och matematik. Institutionen har ca 300 anställda med 15 olika forskningsämnen som är organiserade i åtta avdelningar. Institutionen leds av en prefekt med en ledningsgrupp som stöd.

Befattningen kommer ingå i en administrativ enhet med ca 30 medarbetare som leds av en administrativ chef. Den administrativa enheten utgör en gemensam resurs för hela institutionen med syfte att ge administrativt stöd till institutionens prefekt, huvudutbildningsledare, avdelningschefer, ämnesföreträdare och medarbetare.

Arbetsuppgifter
Befattningen som ledningskoordinator innebär att du arbetar som administrativt ledningsstöd till prefekt samt koordinerar och samordnar uppgifter till institutionsledningen. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat bestå av att:

• administrera institutionsledningens kalendrar, planeringar och bokningar
• sammanställa material, ta fram beslutsunderlag, samt administrera och bereda ärenden utifrån institutionsledningens behov
• koordinera, samordna och kvalitetssäkra ärenden och handlingar till möten samt ansvara för mötesanteckningar och uppföljning
• ge stöd och service åt institutionsledningen
• utveckla rollen som ledningskoordinator

Tjänsten kräver engagemang, noggrannhet, omdöme och god förmåga att kommunicera. I tjänsten ingår administrativa och förvaltande uppgifter, mindre utredningsuppdrag och du ska bidra till en kontinuerlig kvalitetssäkring och utveckling av rutiner och riktlinjer.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har relevant utbildning för tjänsten eller motsvarande dokumenterad kompetens. Vi vill att du har erfarenhet av administrativt arbete och ledningsstöd, och är service- och lösningsinriktad. Arbetet innehåller en bredd av uppgifter, och vi vill att du har förmåga arbeta med olika sorters uppgifter parallellt.

Du är ansvarsfull och ordningsam samt har öga för att se hur du bäst stöttar verksamheten. Du gillar att arbeta med möjligheter till förbättring och effektivisering. Goda IT-kunskaper är en förutsättning och du ska ha erfarenhet av att arbeta med Officepaketet, framför allt Outlook, Powerpoint, Word och Excel.

Du är en god kommunikatör och har en mycket god förmåga att utrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. Du har förmåga att skapa goda kontakter med olika interna och externa intressenter, du är van att prioritera och du tar egna initiativ. Att hålla god ordning och reda, skapa tydlig struktur och kvalitetssäkrade processer är en naturlig del i ditt arbete.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper som god samarbetsförmåga, utvecklad känsla för service och hög personlig integritet. Du är självständig, noggrann och ansvarskännande.

Omfattning och ort
Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med placering i Luleå. Provanställning kan komma att tillämpas.

Ytterligare information
Vid frågor om tjänsten vänligen kontakta Håkan Dahlqvist, administrativ chef, 0920-49 1661, hakan.dahlqvist@ltu.se.

Fackliga företrädare:SACO-S Kjell Johansson 0920-49 1529 kjell.johansson@ltu.se och OFR-S Marika Vesterberg, 0920-49 1721 marika.vesterberg@ltu.se

Ansökan
Vi ser helst att du söker befattningen via ansökningsknappen nedan där du bifogar personligt brev samt CV/meritförteckning och examensbevis. Var vänlig och märk din ansökan med referensnumret nedan. Ansökan samt examensbevis måste vara skrivna på svenska eller engelska.

Sista ansökningsdag: 26 februari 2023
Referensnummer: 554-2023