Är du en glädjespridande do:er med en can-do attityd? Då har vi en plats för dig!

Urban Minds är ett arkitektkontor specialiserat på stadsplanering som skapades av en passion för hållbara miljöer - och utifrån en vision om att skapa en arbetsplats man aldrig vill lämna. De har under 10 år, framgångsrikt hjälpt kommuner och byggaktörer att utveckla moderna och hållbara stadsmiljöer som klarar av att dynamiskt anpassas efter hur vi lever just nu och i framtiden! De ligger bland annat bakom utvecklingen av Norra Hagastaden, Täby park och Sundbybergs nya stadskärna som ska stå klart under 2045. De har också lyckats skapa en arbetsmiljö som får medarbetarna att må bra, utvecklas och frodas!

Nu söker dem en glädjespridande Office Manager för deras kontor på mysiga söder. Som Office Manager blir man en nyckelperson och kommer att ansvara för att sprida positiv energi, ta hand om kontorsmiljön och stötta kontorschef och VD med viss HR- och ekonomiadministration. Man får även möjlighet att stötta arkitekterna i deras spännande projekt. Start i början på januari.

Känns detta som klippt och skuret för dig? Då vill vi veta mer om dig, så klicka dig vidare och skicka in din ansökan idag!

Om rollen och teamet

Som Office manager har du en varierande vardag med fokus på att sprida positiv energi och stötta i diverse uppgifter relaterade till kontorsmiljön, HR- och ekonomiadministration. Du får även möjlighet att stötta planeringsarkitekterna i deras projekt!

Ditt ansvarsområde innefattar att hålla koll på förfrågningar via info-mejl och telefon, välkomna besökare och se till att kontoret fungerar och att den utrustning dina medarbetare behöver finns tillhands. Det kan handla om att köpa in mindre kontorsmaterial, duka upp fika inför kundbesök eller workshops, hjälpa till med anbudsförfrågningar och fånga upp HR-relaterade funderingar från medarbetare, till att rapportera löneunderlag till extern lönepartner och stötta vid onboarding av nya medarbetare.

Teamet består av planeringsarkitekter, projektledare, ekonomiansvarig och ledning, totalt 18 medarbetare. Alla hjälps åt och jobbar på projekten ihop i mindre team. Du kommer få möjlighet att arbeta tillsammans med dem alla, men arbetar närmast kontorschef och VD.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Vara ett ansikte utåt och bidra till en god stämning på kontoret
• Måndagsfrukost, fikor, lunch till "kunskapsluncher", aw:s, vid behov hjälpa till att förbereda fika till möten
• Kontorsadministration, info-mejl och telefon samt släppa in besökare
• Personaladministration (hantera friskvårdsbidrag, hantera funderingar från medarbetare, on/off-boarding etc.)
• Delta vid förberedelse av och ev efterarbete kring utvecklingssamtal och lönesamtal
• Arbetsmiljöarbete och vara en kanal mellan skyddsombud och företagsledning
• Stötta med ekonomiadministration (t.ex. underlag till fakturering samt ansvara för att korrekt löneunderlag skickas till extern lönepartner)
• Stötta arkitekterna i deras projekt med bland annat dokumentation
• Implementering av ledningssystem och fånga upp behov av förändringar
• Ha kontakt med externa leverantörer och samarbetspartners vad gäller kontorsmiljön
• Uppdatera hemsida, kundlista och ansvara för mindre marknadsinsatser och ev. utskick
• Planera inför studieresor och events

Vem söker vi för tjänsten?

Vi söker dig som är en naturlig glädjespridare, som är öppen och nyfiken på nya kontakter. Du är engagerad och tar dig an vad som än dyker upp under en dag. Vi hoppas på att du har nära till skratt och gärna umgås med dina kollegor.

Du är initiativtagande och proaktiv, väntar inte med att ta tag i saker utan löser situationer som dyker upp. Du ser till detaljer och är mån om att leverera det där lilla extra med glimten i ögat. Det är ett plus om du är intresserad av stadsutveckling och hållbarhet och vill sätta dig in i vad Urban Minds gör.

Du får gärna ha erfarenhet av en liknande roll, som innefattar administration, koordinering och många kontaktytor. Då arbetet innefattar viss ekonomiadministration ser vi gärna att du är van att arbeta med siffror och har lätt för att sätta dig in i system. Resten kan du lära dig på plats!

Det finns även möjlighet att påverka rollens inriktning, så om du har kunskaper inom och önskan att jobba mer med uppgifter relaterat till HR, ekonomi, marknad eller projektledning långsiktigt, finns förutsättningar för det.

Kvalifikationer

För att passa och göra succé i rollen ser vi att du har följande egenskaper:

• Driven, proaktiv och lösningsorienterad
• Serviceinriktad, öppen och social
• Mycket god administrativ förmåga
• Har lätt för siffror och system
• Flytande svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• Utbildning eller erfarenhet inom HR och/eller ekonomi
• Har arbetat i en liknande roll, t.ex. VD-assistent, Office Manager eller Administratör

Vad erbjuder Urban Minds dig?

På Urban Minds trivs man! Grundarna startade kontoret med ambitionen och viljan om att skapa en arbetsplats där man har kul, mår bra och får arbeta med spännande, utvecklande meningsfulla projekt. Kontoret ska kännas som ett andra hem, här finns bland annat pingisbord, gymnastikredskap och ett vilorum. Varannan tisdag erbjuds inspirerande workshops och föreläsningar med fri lunch för att utveckla teamet. Du får även utbildningsbidrag och förmånen att ta 2 dagar/år till att studera eller att utvecklas inom relevant område under arbetstid.

Som en del av Urban Minds-familjen får du:

• Inspirerande workshops och föreläsningar tillsammans med lunch
• En kreativ miljö med passionerade medarbetare
• Tjänstepension, försäkringar och ett generöst friskvårdsbidrag
• Utvecklingsmöjligheter
• En varm, flexibel och familjär arbetsplats där man värnar om dig som individ

Tjänstens omfattning

Detta är en tjänst på 80% med flexibla kontorstider.

Du blir under de första 6 månaderna anställd som konsult via oss på The Place, för att sedan gå över till en tillsvidareanställning hos Urban Minds.

Du kommer att utgå från kontoret på Östgötagatan 16, på mysiga Söder i Stockholm, men har även möjlighet att ibland arbeta på distans.

Start omgående eller 10:e januari 2023.

The Place är Sveriges enda Worklife Partner

Låter detta intressant? Bra – du som lyckas knipa platsen blir dessutom en del av The Place! Som medarbetare hos The Place erbjuds du kompetensnätverk, mentorskap och trygga villkor. I The Place har du en Worklife Partner som är intresserad av att följa och utveckla ditt arbetsliv över tid.

 

 Sökord: office manager, kontorsansvarig, administratör, koordinator, servicekoordinator, vd-assistent, ekonomiadministration, personaladministration